Создание/оптимизация корпоративной системы управления проектами (КСУП) - деятельность по созданию комплекса организационных, методических, технических, программных и информационных средств, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами в организации.
Содержание:
- бизнес-анализ проектно-ориентированных направлений компании;
- описание/моделирование текущего состояния;
- описание/моделирование желаемого состояния;
- обучение, пилотное внедрение;
- полномасштабное внедрение
Формат проведения
онлайн/офлайн
Продолжительность
2 -12 мес.
Стоимость
от 30000 руб
При управлении проектами традиционно требуется наличие двух вещей - подконтрольность и предсказуемость.
Такой подход неминуемо приводит к возникновению огромного количества документации, таблиц, графиков, месяцы труда тратятся на то, чтобы предусмотреть все до мельчайших деталей.
В результате работа, которую предстоит выполнить по проекту, детально изображена графически на бесчисленных диаграммах и представлена на всеобщее обозрение.
Но как только этот превосходно отточенный план сталкивается с реальностью, он сразу рассыпается в прах.
В результате мы имеем раздраженных людей, потерявших веру в собственные силы и не добившихся своих целей.
Работы затягиваются, стоимость проекта выходит за рамки бюджета, и нередко все заканчивается полным провалом.
Причины неудач методологии Waterfall
- необходимость формирования плана и определения ограничений (по срокам, стоимости, содержанию) на старте проекта, когда существует наибольшая неопределенность;
- трудоемкость процесса планирования и необходимость вовлечения в него большого числа специалистов, в том числе экспертов;
- сложность и трудоемкость внесения изменений в изначальный (базовый) план;
- необходимость следовать заведомо неверному плану, созданному в условиях высокой неопределенности;
- отсутствие постоянного взаимодействия с заказчиком → выявление его неудовлетворенности только после завершения отдельных этапов → необходимость устранения несоответствий (переделок) → затраты времени, ресурсов, перерасход бюджета
Решение от VEDOKA
Изучив передовые методологии и фреймворки по управлению проектами (PMBOK, Scrum, Kanban, Lean, Waterfall) команда VEDOKA пришла к выводу, что применение какого-то одного из существующих подходов не позволит создать эффективную систему управления в современной организации.
Опыт конкурентов и отдельных экспертов на рынке Республики Беларусь показывает, что несистемное внедрение отдельных современных методологий приводит к созданию только “утопических” и “нерабочих” систем управления или, что еще хуже, к созданию “вредных” систем, которые стимулируют ненадлежащее поведение и вознаграждают за плохую работу.
Для каждой организации система управления является уникальной синергией различных практик и методик, которая обязательно должна быть осмысленной, принимаемой всеми участниками, прозрачной, гибкой и предсказуемой.
Компания VEDOKA (ООО “Ведока”) с 2016 года изучает на практике данный вопрос и готова реализовать самые смелые идеи по созданию эффективных систем управления
Метод SYNERGY
Участниками команды VEDOKA был пройден сложный путь, результатом которого стала разработка собственного метода по созданию систем управления – метода SYNERGY.
Метод SYNERGY – метод создания успешных систем управления организации и систем управления проектами, который сочетает в себе принципы и подходы Waterfall, РМВОК и Scrum.
Данный метод позволяет компенсировать недостатки методологии Waterfall и создать успешную вовлеченную команду.
VEDOKA создает корпоративную систему управления проектами (КСУП), которая позволяет увеличить процент успешных проектов и проста в применении.
Основные элементы системы управления проектами являются продуктами, которые создает VEDOKA:
- цели и задачи КСУП
- проектно-ориентированные бизнес-процессы
- матрица ответственности
- проектная структура
- система коммуникации и организации работы
- модель КСУП (схема управления, “правила игры”)
Корпоративная система управления проектами является частью системы управления организации.
Чаще всего проектно-ориентированная деятельность является основной деятельностью организации, поэтому ее цели совпадают с целями организации.
Целью организации является создание “успешного” продукта, который станет поставщиком внутренней (для сотрудников) и внешней (для клиентов) ценности.
Каждое функциональное направление (структурная единица) вносит значимый вклад в создание “успешного” продукта.
Без эффективной системы управления создать “успешный” продукт невозможно.
Цели и задачи системы управления проектами напрямую зависят от сложности и уникальности реализуемых проектов.
Система управления проектами несет ответственность за вклад проектно-ориентированных структурных единиц (проектной структуры) в создание “успешного” продукта. Она несет ответственность за оперативность, отлаженность, упорядоченность, согласованность проектно-ориентированных бизнес-процессов.
ПРОЕКТНО-ОРИЕНТИРОВАННЫЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ
Выделение проектно-ориентированных процессов, как объекта управления, позволяет устранить дублирование функций и выстроить проектную структуру, ориентированную на эффективное выполнение процессов.
Для выделения проектно-ориентированной деятельности необходимо определить критерии, которые позволят выявить «проекты» в текущей (операционной) деятельности организации.
Для оптимизации управления процессами применяется иерархическая модель проектно-ориентированных бизнес-процессов – декомпозиция групп процессов на процессы.
Иерархическая модель проектно- ориентированных бизнес-процессов
| Группа процессов | Процесс |
Инициирование. Укрупненное планирование. Определение нулевой (следующей, конечной) версии процессов и их продуктов |
Формирование команды проекта |
| Идентификация заинтересованных сторон, определение их требований | |
| Формирование системы коммуникаций | |
| Оценка возможных рисков проектов, определение мер реагирования на них | |
| Контроль качества проектно-сметной документации | |
| Планирование качества работ | |
| Формирование модели системы управления проектами | |
| Формирование укрупненного графика производства работ | |
| Формирование и предоставление конкурсного предложения, заключение договора подряда | |
| Выбор субподрядных организаций | |
| Детальное планирование, реализация, контроль и завершение | Планирование циклов |
| Планирование потребности в ресурсах | |
| Выполнение циклов | |
| Контроль обеспечения ресурсами | |
| Контроль соответствия качества ресурсов | |
| Обзор и ретроспектива циклов | |
| Сохранение опыта | |
| Выявление отклонений от укрупненного плана | |
| Контроль исполнения договоров | |
| Контроль соответствия качества работ установленным требованиям | |
| Контроль эффективности предусмотренных мер реагирования на риски | |
| Контроль эффективности работы команды проекта |
МАТРИЦА ОТВЕТСТВЕННОСТИ
Полученные сведения о нагрузке (количестве процессов) на каждую проектную роль в виде матрицы ответственности позволяют определить количественный и качественный состав участников проектной структуры.
На основании современных методик оценки персонала на каждую проектную роль назначается специалист организации.
Таким образом выстраивается проектная структура, ориентированная на эффективное выполнение процессов и функционирующая как единое целое.
Проектная структура может быть организована и по функциональному и по матричному принципу.
Распределение ответственности в проектной команде происходит аналогично распределению ответственности в командах, создаваемых в рамках организации, между тремя основными ролями:
- менеджер команды
- фасилитатор
- кросс-функциональная команда исполнения
Для продуктивной работы и оптимальной коммуникации число участников проектной команды не должно превышать 10 человек.
Определив цели и задачи системы управления проектами, выделив проектно-ориентированную деятельность в текущей (операционной) деятельности организации, определив участников проектной команды, можно определить уникальную модель корпоративной системы управления проектами (КСУП).
Модель КСУП должна быть экономически эффективной: затраты на управление проектами должны соответствовать сложности выполняемых проектов.
Основными элементами модели КСУП являются:
- положение по управлению проектами – стандарт организации, регламентирующий проектно-ориентированную деятельность;
- схема управления – графическая модель, отражающая последовательность взаимосвязанных «проектных» процессов с указанием задействованных в них «проектных» ролей и образующихся в них рабочих продуктов;
- «правила игры» – документированные процедуры создания продуктов проектно-ориентированной деятельности и шаблоны документов.
