Создание/оптимизация корпоративной системы управления проектами (КСУП) - деятельность по созданию комплекса организационных, методических, технических, программных и информационных средств, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами в организации.

Содержание:

  • бизнес-анализ проектно-ориентированных направлений компании;
  • описание/моделирование текущего состояния;
  • описание/моделирование желаемого состояния;
  • обучение, пилотное внедрение;
  • полномасштабное внедрение

image
icon png

Формат проведения

онлайн/офлайн

icon png

Стоимость

от 30000 руб

При управлении проектами традиционно требуется наличие двух вещей - подконтрольность и предсказуемость.

Такой подход неминуемо приводит к возникновению огромного количества документации, таблиц, графиков, месяцы труда тратятся на то, чтобы предусмотреть все до мельчайших деталей.

В результате работа, которую предстоит выполнить по проекту, детально изображена графически на бесчисленных диаграммах и представлена на всеобщее обозрение.

Но как только этот превосходно отточенный план сталкивается с реальностью, он сразу рассыпается в прах.

В результате мы имеем раздраженных людей, потерявших веру в собственные силы и не добившихся своих целей.

Работы затягиваются, стоимость проекта выходит за рамки бюджета, и нередко все заканчивается полным провалом.

Причины неудач методологии Waterfall

(каскадной методологии на основе диаграммы Ганта)
  1. необходимость формирования плана и определения ограничений (по срокам, стоимости, содержанию) на старте проекта, когда существует наибольшая неопределенность;
  2. трудоемкость процесса планирования и необходимость вовлечения в него большого числа специалистов, в том числе экспертов;
  3. сложность и трудоемкость внесения изменений в изначальный (базовый) план;
  4. необходимость следовать заведомо неверному плану, созданному в условиях высокой неопределенности;
  5. отсутствие постоянного взаимодействия с заказчиком → выявление его неудовлетворенности только после завершения отдельных этапов → необходимость устранения несоответствий (переделок) → затраты времени, ресурсов, перерасход бюджета

Решение от VEDOKA

Изучив передовые методологии и фреймворки по управлению проектами (PMBOK, Scrum, Kanban, Lean, Waterfall) команда VEDOKA пришла к выводу, что применение какого-то одного из существующих подходов не позволит создать эффективную систему управления в современной организации.

Опыт конкурентов и отдельных экспертов на рынке Республики Беларусь показывает, что несистемное внедрение отдельных современных методологий приводит к созданию только “утопических” и “нерабочих” систем управления или, что еще хуже, к созданию  “вредных” систем, которые стимулируют ненадлежащее поведение и вознаграждают за плохую работу.

Для каждой организации система управления является уникальной синергией различных практик и методик, которая обязательно должна быть осмысленной, принимаемой всеми участниками, прозрачной, гибкой и предсказуемой.

Компания VEDOKA (ООО “Ведока”) с 2016 года изучает на практике данный вопрос и готова реализовать самые смелые идеи по созданию эффективных систем управления

Метод SYNERGY

Участниками команды VEDOKA был пройден сложный путь, результатом которого стала разработка собственного метода по созданию систем управления – метода SYNERGY.

Метод SYNERGY – метод создания успешных систем управления организации и систем управления проектами, который сочетает в себе принципы и подходы Waterfall, РМВОК и Scrum.

Данный метод позволяет компенсировать недостатки методологии Waterfall и создать успешную вовлеченную команду.

VEDOKA создает корпоративную систему управления проектами (КСУП), которая позволяет увеличить процент успешных проектов и проста в применении.

Основные элементы системы управления проектами являются продуктами, которые создает VEDOKA:
  • цели и задачи КСУП
  • проектно-ориентированные бизнес-процессы
  • матрица ответственности
  • проектная структура
  • система коммуникации и организации работы
  • модель КСУП (схема управления, “правила игры”)

Корпоративная система управления проектами является частью системы управления организации.

Чаще всего проектно-ориентированная деятельность является основной деятельностью организации, поэтому ее цели совпадают с целями организации.

Целью организации является создание “успешного” продукта, который станет поставщиком внутренней (для сотрудников) и внешней (для клиентов) ценности.

Каждое функциональное направление (структурная единица) вносит значимый вклад в создание “успешного” продукта.

Без эффективной системы управления создать  “успешный” продукт невозможно.

Цели и задачи системы управления проектами напрямую зависят от сложности и уникальности реализуемых проектов.

Система управления проектами несет ответственность за вклад проектно-ориентированных структурных единиц (проектной структуры) в создание “успешного” продукта. Она несет ответственность за оперативность, отлаженность, упорядоченность, согласованность проектно-ориентированных бизнес-процессов.

ПРОЕКТНО-ОРИЕНТИРОВАННЫЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ
 

Выделение проектно-ориентированных процессов, как объекта управления, позволяет устранить дублирование функций и выстроить  проектную структуру, ориентированную на эффективное выполнение процессов.

Для выделения проектно-ориентированной деятельности необходимо определить критерии, которые позволят выявить «проекты» в текущей (операционной) деятельности организации.

Для оптимизации управления процессами применяется иерархическая модель проектно-ориентированных бизнес-процессов – декомпозиция  групп процессов на процессы.

Иерархическая модель проектно- ориентированных бизнес-процессов


Группа процессов Процесс

Инициирование.

Укрупненное планирование.

Определение нулевой (следующей, конечной) версии процессов и их продуктов

Формирование команды проекта
Идентификация заинтересованных сторон, определение их требований
Формирование системы коммуникаций
Оценка возможных рисков проектов, определение мер реагирования на них
Контроль качества проектно-сметной документации
Планирование качества работ
Формирование модели системы управления проектами
Формирование укрупненного графика производства работ
Формирование и предоставление конкурсного предложения, заключение договора подряда
Выбор субподрядных организаций
Детальное планирование, реализация, контроль и завершение Планирование циклов
Планирование потребности в ресурсах
Выполнение циклов
Контроль обеспечения ресурсами
Контроль соответствия качества ресурсов
Обзор и ретроспектива циклов
Сохранение опыта
Выявление отклонений от укрупненного плана
Контроль исполнения договоров
Контроль соответствия качества работ установленным требованиям
Контроль эффективности предусмотренных мер реагирования на риски
Контроль эффективности работы команды проекта


МАТРИЦА ОТВЕТСТВЕННОСТИ

Наиболее точно оценить нагрузку (количество выполняемых процессов) на каждую проектную роль позволяет матрица ответственности.
ПРОЕКТНАЯ СТРУКТУРА

Полученные сведения о нагрузке (количестве процессов) на каждую проектную роль в виде матрицы ответственности позволяют определить количественный и качественный состав участников проектной структуры.

На основании современных методик оценки персонала на каждую проектную роль назначается специалист организации.

Таким образом выстраивается проектная структура, ориентированная на эффективное выполнение процессов и функционирующая как единое целое.

Проектная структура может быть организована и по функциональному и по матричному принципу.

Распределение ответственности в проектной команде происходит аналогично распределению ответственности в командах, создаваемых в рамках организации, между тремя основными ролями:

  • менеджер команды
  • фасилитатор
  • кросс-функциональная команда исполнения

Для продуктивной работы и оптимальной коммуникации число участников проектной команды не должно превышать 10 человек.

Определив цели и задачи системы управления проектами, выделив проектно-ориентированную деятельность  в текущей (операционной) деятельности организации, определив участников проектной  команды, можно определить уникальную модель корпоративной системы управления проектами (КСУП).

Модель КСУП должна быть экономически эффективной: затраты на управление проектами должны соответствовать сложности выполняемых проектов.

Основными элементами модели КСУП являются:

  • положение по управлению проектами – стандарт организации, регламентирующий проектно-ориентированную деятельность;
  • схема управления – графическая модель, отражающая последовательность взаимосвязанных «проектных» процессов с указанием задействованных в них «проектных» ролей и образующихся в них рабочих продуктов;
  • «правила игры» – документированные процедуры создания продуктов проектно-ориентированной деятельности и шаблоны документов.